{"id":6,"date":"2010-02-24T00:01:36","date_gmt":"2010-02-24T00:01:36","guid":{"rendered":"http:\/\/www.bacci.com.br\/andre\/blog\/?p=6"},"modified":"2014-04-08T20:55:08","modified_gmt":"2014-04-08T20:55:08","slug":"zen-e-a-arte-do-e-mail","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/www.bacci.com.br\/andre\/blog\/2010\/02\/zen-e-a-arte-do-e-mail\/","title":{"rendered":"Zen e a arte do e-mail"},"content":{"rendered":"

Acompanhando os\u00a0itens compartilhados<\/a>\u00a0do meu amigo\u00a0Adam<\/a>, vi o post do zenhabits.net sobre manuseio da caixa de e-mails, o adequadamente intitulado\u00a0Email Sanity: How to Clear Your Inbox When You\u2019re Drowning<\/a>. O texto come\u00e7a exaltado a paz espiritual que s\u00f3 pode ser alcan\u00e7ada com o vislumbre de uma Caixa de Entrada vazia, e foi escrito justamente por conta de um pedido de ajuda que dizia \u201csocorro, estou afogando em e-mails\u201d.<\/p>\n

Parece paradoxal, mas tenho a impress\u00e3o que s\u00e3o os usu\u00e1rios \u201cexperientes\u201d que mais sofrem desse mal, essa s\u00edndrome que \u00e9 uma vers\u00e3o contempor\u00e2nea das pilhas de fitas cassete, estocadas no fundo de um arm\u00e1rio mofado: gravadas, mas nunca assistidas. E \u00e9 pior com os e-mails, claro. Com as fitas de v\u00eddeo, havia limita\u00e7\u00f5es f\u00edsicas\/financeiras\/espaciais para estocar continuamente. A sacada magn\u00edfica do Gmail, em vencer a competi\u00e7\u00e3o das caixas maiores com uma quota que simplesmente cresce indefinidamente, acabou por transformar um problema em outro: em vez da limita\u00e7\u00e3o de espa\u00e7o para preservar e-mails, hoje \u00e9 mais comum bater na limita\u00e7\u00e3o humana de tempo de processar esses e-mails.<\/p>\n

Eu eu v\u00e1rios de meus amigos\u00a0heavy users<\/em>\u00a0discutimos isso as vezes, trocando figurinhas de como cada um lida com isso. Na sequ\u00eancia pretendo falar um pouco do meu processo, mas antes alguns n\u00fameros reveladores.<\/p>\n

Primeiro, que eu tenho duas caixas de e-mails principais hoje (Gmail). Existem outras tantas caixas de e-mail (quatro? cinco?) de provedores antigos, mas que por estarem redirecionadas para as duas caixas atuais, n\u00e3o entram nessa hist\u00f3ria. Para dar nome aos bois: uma caixa de e-mail \u00e9 dita \u201cpessoal\u201d e outra \u00e9 de \u201clistas\u201d. Nesse exato momento, a caixa pessoal tem 14 \u201cconversa\u00e7\u00f5es\u201d lidas, e um total de 569 na lixeira. A caixa de listas contem 24 conversa\u00e7\u00f5es no total (lidos e n\u00e3o lidos) e 962 na lixeira. Para ter uma ideia melhor de quantos e-mails eu recebo por dia (em vez do agrupamento do Gmail em \u201cconversa\u00e7\u00f5es\u201d), eu usei o\u00a0Gmail Backup<\/a>\u00a0para baixar os e-mails individuais, resultando em 8121 e-mails individuais na caixa pessoal e 4225 e-mails individuais na caixa de listas (uma surpresa, pois esperava que a caixa pessoal fosse menos movimentada que a caixa de listas, mas enfim).<\/p>\n

Somando tudo, temos ai uma m\u00e9dia de 12.000 e-mails por m\u00eas, um pouco mais de 400 e-mails por dia. Um volume bem incomum, admito, mas mesmo assim que ainda est\u00e1 na minha zona de conforto.<\/p>\n

E eis a express\u00e3o chave: zona de conforto. O e-mail tem de ser uma praticidade do dia a dia, literalmente um conforto. Isso \u00e9 particularmente verdadeiro se o seu trabalho n\u00e3o depender do e-mail. Para os tecn\u00f3logos e burocratas o buraco \u00e9 mais embaixo, mas em teoria ainda \u00e9 poss\u00edvel aplicar algumas t\u00e9cnicas para evitar o atulhamento. Mas aqui eu vou enfatizar mais a quest\u00e3o dos usu\u00e1rios comuns mesmo, por mais que usu\u00e1rios com 12.000 e-mails\/m\u00eas n\u00e3o sejam t\u00e3o comuns assim\u00a0\":)\"<\/p>\n

Depois da longa introdu\u00e7\u00e3o, eis como eu lido como minhas comunica\u00e7\u00f5es eletr\u00f4nicas:<\/p>\n

A caixa da entrada \u00e9 o meu \u2018a fazer\u2019<\/h4>\n

Ao abrir o e-mail, tudo o que est\u00e1 na caixa de entrada \u00e9 pend\u00eancia. Todos os itens n\u00e3o lidos s\u00e3o pend\u00eancias \u00f3bvias, mas todos os itens lidos s\u00e3o, necessariamente, alguma coisa a resolver, a arquivar, a ver depois, que depende de estar em outro local, etc.<\/p>\n

Uma caixa de e-mail atulhada \u00e9 um desestimulo de fazer as coisas. Ter a vista\u00a0somente o necess\u00e1rio<\/a>\u00a0\u00e9 um dos melhores motivadores para se manter focado em\u00a0continuar<\/em>\u00a0a fazer as coisas, n\u00e3o as deixando acumular.<\/p>\n

Nenhum e-mail ficar\u00e1 intocado<\/h4>\n

Se os itens da Caixa de Entrada s\u00e3o pend\u00eancias, os itens n\u00e3o lidos s\u00e3o pend\u00eancias \u2018novas\u2019, ainda nem conhecidas. Ao abrir o e-mail, fa\u00e7o a triagem de todos os itens novos de cima para baixo, abrindo os e-mails at\u00e9 zerar o contador. Ter leitura din\u00e2mica ajuda, mas n\u00e3o \u00e9 a quest\u00e3o aqui ler todos os e-mails agora, e sim tomar uma primeira decis\u00e3o.<\/p>\n

E-mails curtos e pessoais, que n\u00e3o necessitem resposta, s\u00e3o lidos e apagados. Tem de ser um e-mail mais importante para ser arquivado. Mas se n\u00e3o tem resposta e se n\u00e3o tem valor pessoal de preserva\u00e7\u00e3o, \u00e9 apagado sem d\u00f3. Qualquer e-mail que seja necess\u00e1rio algum procedimento ou resposta mais longa recebe um Marcador apropriado. Se tiver resposta curta e r\u00e1pida (sem pesquisa adicional), desato a escrev\u00ea-la; e-mail pronto, enviado e apagado. E d\u00e1-lhe fazer a triagem do pr\u00f3ximo e-mail, at\u00e9 s\u00f3 sobrar itens lidos, mas que (agora) sabemos do que se tratam.<\/p>\n

O apagar \u00e9 seu amigo<\/h4>\n

Meus familiares s\u00e3o pr\u00f3digos em fazer compras on-lines, se cadastrar em listas de recebimentos de oferta, e depois ficar com a caixa atulhada de e-mails de propaganda n\u00e3o lidos. Que nervo! E-mails de propaganda que n\u00e3o queira ler, abra e apague. E-mails de propaganda queira ler, abra e apague tamb\u00e9m! Oras\u2026 as ofertas de propaganda duram poucos dias, e os webmails da vida mant\u00e9m os itens apagados pelo menos 30 dias na Lixeira. Todo mundo fica feliz. Sua caixa de entrada fica limpa, voc\u00ea pode ca\u00e7ar as propagandas recentes na Lixeira quando\u00a0quiser de fato<\/em>\u00a0isso e a vida prossegue.<\/p>\n

Assuntos graves ficam na caixa de entrada, claro. Mas recebeu um e-mail que respondeu e que \u00e9 responsabilidade ou interesse de outrem levantar o assunto de novo, ent\u00e3o apague assim que responder: ningu\u00e9m limpa o hist\u00f3rico mesmo, e quando (e se) a outra pessoa responder, ela aparece no seu Inbox de novo para tratar.<\/p>\n

Marcadores e labels gen\u00e9ricos<\/h4>\n

V\u00e1rios de meus amigos tem tantas tags quanto poss\u00edveis, geralmente separando fontes de e-mails diferentes para ler somente daquele assunto de quando em quando. Eu possuo dois e-mails e concentro os e-mails de \u201cleitura em batch\u201d no e-mail \u201clistas\u201d. No e-mail pessoal, uso marcadores gen\u00e9ricos e em baixa quantidade, como uma forma de ter n\u00e3o ter como \u201cescolher muito\u201d e me manter focado. S\u00e3o eles:<\/p>\n

A arquivar<\/strong>: Para e-mails com anexos que eu queira preservar em alguma m\u00eddia (ou local) espec\u00edfico que eu n\u00e3o estou com acesso no momento. Sim, eu sou um\u00a0arquivista<\/a>\u00a0obsessivo<\/a>.
\nA fazer<\/strong>: Lembretes em e-mail de coisas a fazer no mundo real.
\nA responder<\/strong>: Coisas que exigem pesquisa, que v\u00e3o demorar a escrever, etc.
\nA ver<\/strong>:\u00a0NSFW<\/a>\u00a0e a vida atr\u00e1s de proxys paranoico-moralistas.
\nPend\u00eancias casa<\/strong>: Coisas que s\u00f3 consigo resolver em casa.
\nPend\u00eancias trampo<\/strong>: Coisas que s\u00f3 consigo resolver no trabalho.<\/p>\n

Algumas se misturam, sim, mas s\u00e3o as que funcionam para mim. S\u00e3o poucas, insisto. Seus marcadores devem sempre refletir o deve ser feito, e n\u00e3o como voc\u00ea planeja faz\u00ea-los.<\/p>\n

Duas contas de e-mail<\/h4>\n

Essa provavelmente s\u00f3 vale para quem tem um volume t\u00e3o alto como o meu ou maior (eu mesmo j\u00e1 tive o dobro do volume atual). Uma caixa de e-mail pessoal e uma caixa de e-mail \u201clistas\u201d. A grande sacada aqui \u00e9 diminuir o servi\u00e7o de triagem. Todo aquele material que voc\u00ea quer ler, mas que voc\u00ea\u00a0escolhe<\/em>\u00a0a hora de ler e n\u00e3o quer ficar separando das coisas que merecem a sua aten\u00e7\u00e3o imediata v\u00e3o aqui: listas de discuss\u00e3o, e-mails de avisos de comunidades (inclusive Orkut, Facebook, etc), e-mails de contatos de lojas e sites outros.<\/p>\n

No meu e-mail pessoal, s\u00f3 tem as pessoas que eu quero falar e uma ou outra comunica\u00e7\u00e3o financeira (bolsa de valores). Os desafetos v\u00e3o para o e-mail \u201clistas\u201d, ou por bem ou por filtros de redirecionamento. Sites de an\u00fancios s\u00e3o redirecionados ou recebem filtros de marca\u00e7\u00e3o de spam, tamb\u00e9m sem d\u00f3.<\/p>\n

Para quem n\u00e3o tem volume, esse provavelmente \u00e9 conselho mais in\u00fatil.<\/p>\n

Backup, backup, backup<\/h4>\n

Existem dois tipos de pessoas no mundo, aquelas que j\u00e1 precisaram de um backup e aquelas que ainda v\u00e3o precisar. Como eu usou Gmail na ponta final dos meus e-mails, uso o\u00a0Gmail Backup<\/a>mensalmente, quando lembro, e semestralmente necessariamente por conta do backup semestral do meu computador (f\u00e9rias de come\u00e7o e meio de ano).<\/p>\n

O Gmail Backup na verdade \u00e9 um replicador de e-mails IMAP, e serve em outros provedores al\u00e9m do Gmail, podendo tamb\u00e9m fazer o servido de transfer\u00eancia de e-mails entre provedores. Fica a dica.<\/p>\n

\u00c9 s\u00f3 por hoje, pessoal<\/h4>\n

\u00c9 isso, eu acho.<\/p>\n

Nenhum desses procedimentos \u00e9 particularmente novo, e todos eles j\u00e1 aparecem no E-mail Sanity com uma ou outra mudan\u00e7a (ainda n\u00e3o leu?<\/a>). De qualquer forma, esses t\u00f3picos resumem o que (para mim) s\u00e3o os procedimentos principais que fazem o e-mail ser um prazer e n\u00e3o uma tortura. E, acima de tudo, s\u00e3o coisas que eu fa\u00e7o para\u00a0manter<\/em>\u00a0o e-mail sobre controle, esperando nunca cair na situa\u00e7\u00e3o de estar \u201cafogado\u201d em e-mails.<\/p>\n

Ou seja, s\u00e3o coisas que s\u00e3o particularmente v\u00e1lidas para o meu volume di\u00e1rio, mas que acredito se aplicarem perfeitamente \u00e0s pessoas com tr\u00e1fego menor, mas que mesmo assim acabam com caixas de e-mails lotadas. Afinal, independente da quantidade, acabamos \u201cafogados\u201d de mensagens da mesma maneira: um e-mail de cada vez.<\/p>\n

E ai, qual o seu jeito de lidar com e-mails?<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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